Mucho se ha escrito y mucho hemos leído sobre los diferentes análisis que hay para los negocios. Nosotros nos hemos enfocado a aquellos relacionados con las operaciones. Por nombrar algunos tipos de análisis, tenemos los de sistemas de información, los de operaciones, los de objetivos, los de riesgos, los de rentabilidad y los de requerimientos para la automatización.
Todas estas formas que hay de analizar los negocios tienen un elemento en común: las actividades. Por lo tanto, el éxito de éstas formas de analizar radica en la identificación correcta de las actividades. Conforme los estándares de ISO para modelado de procesos de negocio, la actividad es el elemento central en las operaciones del negocio.
Pero, ¿Por qué es tan importante la actividad?. Por que todos los recursos, la información y la organización del negocio se forman a partir de cada actividad. Por ejemplo, la asignación de recursos a un área del negocio es dependiendo de las actividades que realizan. Los sistemas de información existen para dar seguimiento a las actividades que realizamos y el resultado de estas.
Por ejemplo, observemos la forma en que están organizados los negocios. Tenemos el área de ventas, compras, logística, producción, recursos humanos, planeación, etc… Los nombres de las áreas describen lo que realiza ese grupo de personas o el objetivo que persiguen. Por lo tanto, buscaremos personas que desempeñen mejor las actividades asignadas a cada puesto.
Al querer analizar el negocio como un todo y no sus partes, los análisis se vuelven muy complejos. Resulta mas cómodo pensar que la identificación de los procesos es suficiente para hacer el análisis. A este nivel siempre nos va a faltar información o elementos para hacer un análisis con certidumbre. En particular, el orientado a justificar proyectos.
Por otro lado, podemos tratar de llegar al máximo detalle posible, y analizar como se hace cada actividad. Este nivel de detalle no agregará valor al análisis. Por el contrario, nos llevará a perder de vista lo que se hace en el negocio y empezar a decidir excluir cosas que pueden ser importantes.
Al nivel de las actividades podemos analizar una por una independientemente del resto. La actividad por si sola esta completa y tiene todos los elementos necesarios para elaborar un análisis: recursos, información y organización.
El análisis del negocio es, entonces, la suma de los análisis individuales de las actividades. Este se vuelve más efectivo por que aseguramos que todas las actividades son analizadas. La ejecución del análisis es repetitiva para cada actividad por lo que el resultado es predecible.
En el taller, Cambio Tecnológicos Rentables, enseñamos una serie de reglas que facilitan la identificación correcta de las actividades de cualquier sistema de información lo que agiliza y hace efectivo cualquier análisis, en este caso, el análisis de rentabilidad y la justificación de proyectos.
El objetivo es que todos podamos realizar análisis de los sistemas de información de forma efectiva y eficiente. Que podamos compartir estos análisis y queden claros para todos en la empresa. Y que además podamos proponer mejoras y cambios tecnológicos que aseguren la rentabilidad y promuevan la mejora continua.
