La meta de toda empresa es la de generar utilidades. La tecnología es una herramienta para el logro de esta meta, ya sea porque se incrementan las ventas o se reducen los gastos.
Esto hace que una de las preguntas más comunes entre los empresarios es: ¿Cómo le hago para aprovechar la tecnología para mi empresa y ganar más dinero?.
Utilizando un pensamiento estratégico, deberemos seguir algunos principios que nos podrán ayudar a encontrar el rumbo adecuado. Algunos de estos principios son:
•El hacer un uso racional de la tecnología.
•La tecnología no siempre es la solución a todos los problemas.
•Lo último de la tecnología no siempre es lo más adecuado.
•Lo que es bueno para otros no necesariamente es bueno para mí.
En general, hay que identificar las áreas a automatizar en la empresa. Para esto hay que tomar en cuenta factores como: el volumen de trabajo, el impacto en las ventas, el impacto en el costo, la complejidad y la repetitividad de la tarea. Los siguientes pasos son una guía para identificarlas.
Primero, el mapa de procesos. Hay que tener los procesos y actividades que nos permita “ver” todas lo que se realiza en la empresa. Completar este mapa con información como: frecuencia, volumen de trabajo, volumen de transacciones, cantidad de errores posibles, etc., permitirá mejorar la visibilidad del negocio.
Segundo, las áreas de oportunidad. Estas son los problemas que esta viviendo la empresa actualmente y las mejoras ya identificadas. Deberás hacer una listar de éstas para determinar las consecuencias de cada una. Estas consecuencias pueden ser medidas como: costo, retrabajo, tiempo perdido, clientes perdidos, frecuencia, etc.
Tercero, asociar las áreas de oportunidad a las actividades. Identificar para cada área de oportunidad, la actividad o las actividades que están involucradas. De esta manera podremos cuantificar los costos y beneficios de las actividades. Los costos directos son aquellos asociados a la ejecución de la actividad y los indirectos a las consecuencias negativas por la mala ejecución de la actividad. Los beneficios son asociados a las consecuencias positivas por la mejora sino hay costos indirectos.
Cuarto, cuantificar los ahorros por área de oportunidad. Cuantificamos el ahorro potencial que resultará de aplicar las soluciones en el negocio. Este ahorro es la suma de los costos directos e indirectos identificados. Estos números son la guía para determinar la cantidad de dinero que podemos invertir en una solución asegurando los ahorros en el tiempo planeado.
Quinto, definir y clasificar las soluciones. Listar todas las áreas de oportunidad y ordenarlas por el ahorro que generará cada una. Utilizar únicamente las que representan el 80% del ahorro potencial y definir cuales no son tecnológicas. Con esto, utilizamos uno de los principios: “La tecnología no siempre es la solución a todos los problemas”. Las restantes del 80%, son las tecnológicas.
En este momento, ya tenemos la lista de las soluciones tecnológicas cuantificadas y con un presupuesto definido. Hemos logrado una de las tareas más difíciles: el saber que tenemos que automatizar y cuanto podemos pagar. Ahora sí, tiene toda la información para salir al mercado a buscar proveedores y soluciones de acuerdo a su presupuesto y necesidades.
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