En días pasados, platicando con un empresario, hablábamos sobre el mejor momento para contratar servicios de consultoría en sistemas. El comentaba que prefería esperar hasta la compra de algún software para contratarle a esa empresa todos los servicios de consultoría. Este boletín trata eso: ¿Cuándo contratar servicios de consultoría de sistemas, de informática?. Para contestar esta pregunta haremos la analogía con construir una casa.
Cuando vamos a construir una casa analizamos y estudiamos muchas cosas antes de decidir a quien vamos a contratar para construirla. Necesitamos los planos del terreno donde muestre los diferentes niveles. El tipo de terreno, si hay agua, como es la tierra, la zona, etc. Después contratamos un arquitecto que haga el diseño de la casa de acuerdo a nuestras necesidades. Esto puede tomar algún tiempo hasta que estamos de acuerdo y satisfechos con la casa que esta diseñada en los planos. Por último, seleccionamos al constructor, quien tendrá que construir la casa de acuerdo al diseño del arquitecto. El constructor dará las soluciones técnicas de la casa: electricidad, plomería, etc.
Automatizar los sistemas de información en la empresa es similar a la construcción de la casa. Primero tenemos que contar con los diagramas de los procesos, actividades y toda la información de la empresa. Estos diagramas equivalen al plano del terreno. Conocer cada documento, así como cada tarea y actividad que se realiza en la empresa y entonces, poder hacer el diseño de la nueva forma de trabajar. Para esto contratamos al equivalente a un arquitecto, al que podríamos llamar un arquitecto de sistemas. Este consultor debe Identificar que tiene que ser automatizado y que no. Definir como pueden cambiar los documentos y la forma de trabajar. Definir lo que queremos para la empresa de acuerdo a los objetivos del negocio. En algunos casos este consultor también nos puede ayudar en la selección del proveedor del software.
Por último, seleccionamos al constructor, al proveedor del software. Ya sea que tenga un sistema ya hecho o que vaya a desarrollarlo a la medida para nosotros, este proveedor se hará cargo de hacer realidad el sistema que diseñamos. Este consultor dará las soluciones tecnológicas que van de acuerdo con el diseño del nuevo sistema, similar al constructor que da las soluciones técnicas de electricidad o plomería.
Los servicios de consultoría de sistemas se contratan desde la preparación, antes de iniciar los proyectos de mejora. Es recomendable conseguir cuando menos un consultor que nos ayude a diseñar la mejora tecnológica antes de contratar al proveedor que realizará la implantación de una herramienta de software.
Para una mejora tecnológica exitosa consiga un consultor de confianza y experiencia que lo ayude a realizar el mapeo de sus procesos, diseñar el nuevo sistema y, por ultimo, seleccione el software y al proveedor de tecnología mas apropiado para usted.
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