En días pasados, platicando con un asesor de dirección general, discutíamos un problema de entrenamiento en una empresa. Hay puestos de alta rotación que requieren de un entrenamiento continuo a personal nuevo. La impartición de este entrenamiento no ha sido consistente y conforme pasa el tiempo se degrada. Le dijimos que su solución era implantar BPM en su empresa con un software que le habilite la labor de administración.
Surgieron entonces las preguntas: ¿Qué es BPM? y ¿Cómo me ayuda el software de BPM?. Para contestar esta pregunta utilizamos una analogía que a continuación exponemos.
Supongamos que una empresa es como una orquesta sinfónica. Las orquestas sinfónicas pueden contar desde 80 a mas de 100 músicos. Y se utilizan hasta 34 instrumentos diferentes agrupados en 4 familias: viento madera, viento metal, percusiones y cuerdas. La colocación de los instrumentos y los músicos en la orquesta depende de la potencia sonora que emiten y de la interpretación de los músicos. Tienen un director de orquesta que mantiene el tiempo de la pieza, da entrada a los músicos para interpretarla y coloca a los músicos en su lugar. El director debe mantener el espíritu original de la pieza pero dándole su visión personal.
En una empresa, contamos con departamentos que agrupamos por gerencias, jefaturas o direcciones dependiendo de la especialidad que se requiera. Los colocamos dentro de la empresa según sea mas conveniente para la operación del negocio. Y tiene un director o gerente general que debe coordinar el trabajo de todas las personas para que logre la meta del negocio: ganar dinero logrando la misión particular del negocio.
En una orquesta sinfónica cada músico tiene sus partituras que indican como tocar su instrumento. La partitura especifica las notas, los tiempos, intensidades, etc. Adicionalmente, el director o el músico hacen anotaciones en las partituras para indicar particularidades al interpretar conforme a las indicaciones del director. Así, el director, asegura que sea interpretada como él lo indica.
Ahora bien, si se le pidiera a una orquesta una interpretación. El director de la orquesta solicitará las partituras de la pieza a tocar. Sin las partituras, él no tiene forma de asegurar que la orquesta interprete la pieza como él lo indique.
En una empresa, todo el tiempo estamos pidiéndole a los empleados que realicen sus labores para lograr lo que el director desea, pero: ¿cuáles son las partituras?. Las partituras son los procesos de negocio documentados que describen todas las actividades, eventos, participantes, recursos e información que requiere la empresa para operar. Con los procesos de negocio documentados, el director general, puede hacer anotaciones, cambios o mejoras a la operación de su negocio.
Con la cantidad de información que se requiere para describir los procesos de negocio, era casi imposible mantener actualizada la documentación. Ni pensar en realizar cambios y que estos se ejecuten por todos los empleados de la empresa. Implantar un software de BPM soluciona este problema. Un software de BPM habilita a la dirección para realizar las mejoras que requiere, implantarlas con seguridad y mantenerse competitivo.
Si desea implantar BPM en su empresa, el primer paso es realizar un mapeo acelerado de procesos. Este proporciona la información base, el esqueleto, sobre la cual el resto será construido. Así podrá seleccionar el software de BPM que necesita y planear para una implantación exitosa.
