Boletin No. 005: Implante la mejora continua tecnologica en su empresa

Un error muy común cuando se decide realizar proyectos de tecnología es querer hacer todo de una vez.  Se plantean muchos objetivos para el proyecto y algunos de estos incluso contradictorios.  Entonces, ¿Cómo definir los objetivos de un proyecto de tecnología para que no se obstaculicen entre si?.

Veamos el siguiente escenario.  Una empresa ya realizó el mapeo de sus procesos de negocio, el levantamiento de objetivos del negocio y de los requerimientos.  Ya sabe con claridad la operación que desea tener.  Define entonces, cuales de esos requerimientos serán satisfechos con tecnología y cuales con cambios en sus procesos de negocio.

El siguiente paso será determinar con cuantos proyectos se van a satisfacer esos requerimientos y cuales serán los objetivos de cada uno de los proyectos.  Puede ser muy tentador poner todos los objetivos en un solo proyecto, pero también puede ser la causa de fracaso.

Siguiendo con nuestro escenario, la empresa no tiene ningún sistema computacional y quiere implantar uno por que la operación ya es muy complicada.  Por ejemplo: fallan en los pedidos y por tanto a los clientes, falta producto por que no se sabe cuando comprar y no pagan a tiempo a los proveedores por desconocimiento. Su operación ya creció y manualmente (o en hojas de calculo) ya no puede ser manejada.

Se plantean como objetivo de negocio el implantar un sistema administrativo integral.  Pero también se quiere el uso de código de barras para el manejo del inventario, ventas por internet, pagos a proveedores con transferencias electrónicas automáticas y el sistema de control de producción con equipo de control numérico integrado al sistema administrativo.  Ah, y un sistema de control de acceso integrado al sistema administrativo. Suena bien, pero ¿será factible realizarlo en un solo proyecto?.

A todas las personas nos toma tiempo habituarnos a cosas nuevas, a formas nuevas de operar.  Varios objetivos en un proyecto significa implantar muchos hábitos.  Todos tendrían que adquirir muchos hábitos nuevos y diferentes.  Somos capaces de adquirir pocos hábitos a la vez ya que toma 30 días por habito. Y estabilizar una operación, toma 3 meses.  El tiempo y esfuerzo requerido depende de la cantidad de hábitos a implantar.

Entonces, hay que elegir un solo objetivo principal por proyecto. Un solo problema en que pensar para cada proyecto.  Si pueden agregar mas objetivos, pero estos serán secundarios al objetivo principal y siempre que no pongan en riesgo el objetivo principal.

La mejora continua tecnológica se logra cuando se tienen definidos y secuenciados los objetivos de mejora tecnológica.  Desarrolle un plan con todos los proyectos y objetivos definidos y tendrá su Plan Estratégico de Informática.