Boletin No. 011: La Actividad, La Clave para el Analisis del Negocio

Mucho se ha escrito y mucho hemos leído sobre los diferentes análisis que hay para los negocios.  Nosotros nos hemos enfocado a aquellos relacionados con las operaciones.  Por nombrar algunos tipos de análisis, tenemos los de sistemas de información, los de operaciones, los de objetivos, los de riesgos, los de rentabilidad y los de requerimientos para la automatización.

Todas estas formas que hay de analizar los negocios tienen un elemento en común: las actividades. Por lo tanto, el éxito de éstas formas de analizar radica en la identificación correcta de las actividades.  Conforme los estándares de ISO para modelado de procesos de negocio, la actividad es el elemento central en las operaciones del negocio.

Pero, ¿Por qué es tan importante la actividad?.  Por que todos los recursos, la información y la organización del negocio se forman a partir de cada actividad.  Por ejemplo, la asignación de recursos a un área del negocio es dependiendo de las actividades que realizan.  Los sistemas de información existen para dar seguimiento a las actividades que realizamos y el resultado de estas.

Por ejemplo, observemos la forma en que están organizados los negocios.  Tenemos el área de ventas, compras, logística, producción, recursos humanos, planeación, etc…  Los nombres de las áreas describen lo que realiza ese grupo de personas o el objetivo que persiguen.  Por lo tanto, buscaremos personas que desempeñen mejor las actividades asignadas a cada puesto.

Al querer analizar el negocio como un todo y no sus partes, los análisis se vuelven muy complejos.  Resulta mas cómodo pensar que la identificación de los procesos es suficiente para hacer el análisis.  A este nivel siempre nos va a faltar información o elementos para hacer un análisis con certidumbre.  En particular, el orientado a justificar proyectos.

Por otro lado, podemos tratar de llegar al máximo detalle posible, y analizar como se hace cada actividad.  Este nivel de detalle no agregará valor al análisis.  Por el contrario, nos llevará a perder de vista lo que se hace en el negocio y empezar a decidir excluir cosas que pueden ser importantes.

Al nivel de las actividades podemos analizar una por una independientemente del resto.  La actividad por si sola esta completa y tiene todos los elementos necesarios para elaborar un análisis: recursos, información y organización. 

El análisis del negocio es, entonces, la suma de los análisis individuales de las actividades.  Este se vuelve más efectivo por que aseguramos que todas las actividades son analizadas.  La ejecución del análisis es repetitiva para cada actividad por lo que el resultado es predecible.

En el taller, Cambio Tecnológicos Rentables, enseñamos una serie de reglas que facilitan la identificación correcta de las actividades de cualquier sistema de información lo que agiliza y hace efectivo cualquier análisis, en este caso, el análisis de rentabilidad y la justificación de proyectos. 

El objetivo es que todos podamos realizar análisis de los sistemas de información de forma efectiva y eficiente.  Que podamos compartir estos análisis y queden claros para todos en la empresa.  Y que además podamos proponer mejoras y cambios tecnológicos que aseguren la rentabilidad y promuevan la mejora continua.

Boletin No. 010: La Mejora Tecnologica Rentable y Sin Dolor

La semana pasada hablamos sobre el Taller de Cambios Tecnológicos Rentables con el director general de una empresa de desarrollo de software en Monterrey,.  Nos preguntaba por qué enseñamos algo tan relevante a otras empresas de informática si son nuestra competencia. 

Entonces, ¿por que enseñarlo?.  Nuestra respuesta: "Por que por cada proyecto que fracasa 10 proyectos se evitan y por cada proyecto exitoso 10 proyectos mas se promueven".

Hoy en día, tenemos más probabilidades de que este tipo de proyectos fracasen a que sean exitosos.  De acuerdo con el reporte del verano de 2009 del Standish Group, sobre el resultado de los proyectos de informática, sólo 1/3 de los proyectos fueron exitosos.

Si las dos causas principales de fracaso son: la incorrecta definición de lo que queremos y la incompleta preparación de como lo queremos lograr, entonces debemos fortalecer las habilidades tanto en las empresas como en los consultores de informática para lograr mas proyectos exitosos.

Cuando un empresario contrata un proyecto de informática espera que ese proyecto cumpla con todas sus expectativas.  Cuando no sucede entonces decide ya no realizar mas proyectos de mejora con tecnología por que puede sucederle lo mismo.  O cuando menos, será  mucho mas reservado al momento de iniciar una aventura de este tipo.

Al mismo tiempo, recibe constantemente información sobre la mejora continua y la innovación tecnológica como las herramientas para mantenerse competitivo.  Esto lo presiona a realizar los proyectos y en algunos casos, cuando el proyecto es crítico, llegan a realizar el mismo proyecto varias veces hasta que resulta exitoso.

Todas estas inversiones infructuosas lo único que consiguen es deteriorar el ánimo de los empresarios y el dinero disponible para realizar las mejoras. 

Por la complejidad de la tecnología es muy difícil que un solo proveedor satisfaga todas las necesidades de tecnología e informática de una empresa.  Entonces, cuando un proyecto fracasa no solo dejan de contratar a ese proveedor sino también desmotiva la contratación de otros proveedores. 

El resultado del trabajo de las empresas de informática en los proyectos nos afecta a todos, para bien o para mal.  Si todos hacemos proyectos exitosos el mercado se va a expandir.  Los empresarios van a estar mas dispuestos a realizar cambios tecnológicos rentables.  La experiencia vivida por ellos mismos y por otros los respalda.

En este taller, Cambio Tecnológicos Rentables, enseñamos una serie de reglas que facilitan la identificación correcta de las actividades de cualquier sistema de información lo que agiliza y hace efectivo el análisis de rentabilidad y la justificación de proyectos.

El objetivo es que todos podamos proponer cambios tecnológicos que aseguren la rentabilidad y promuevan la mejora continua.  Dejando en el pasado los proyectos sin resultados financieros y lo doloroso que podía ser un cambio tecnológico.

Boletin No. 009: BPM en la Practica - Incremente la Rentabilidad

En el boletín anterior hablamos sobre lo que era BPM.  Ya que BPM sirve para administrar los procesos de negocio y por consiguiente la mejora continua. También se mencionó que el mapa de procesos es el esqueleto sobre el cual todo el BPM es construido. 

Identificar correctamente los procesos de negocio, las actividades de cada proceso y los pasos para ejecutar cada actividad es indispensable para la realización de cualquier mejora en el negocio.  Entonces, la pregunta es: ¿Cómo utilizo BPM para incrementar la rentabilidad de mi negocio?

En general el BPM, utilizado apropiadamente, puede reducir el costo, incrementar la eficiencia, mejorar el servicio al cliente e incrementar el ingreso y la rentabilidad.   Estos beneficios del BPM se logran reduciendo el tiempo en completar un proceso de negocio, la cantidad de actividades para realizar una tarea o el numero de errores que se cometen al ejecutar una actividad.  En resumen, acelera la implantación de todas las iniciativas de mejora que tenga la empresa.

Ya que el BPM es una herramienta que ayuda a administrar los procesos de mejora, analicemos paso a paso el proceso de mejora y como va a incrementar la rentabilidad del negocio.

El primer ahorro proviene al reducir la inversión requerida en los proyectos de mejora.  De manera tradicional, sin BPM, todas las iniciativas de mejora comienzan con el mapeo de los procesos, realizado por consultores internos o externos. Esta fase requiere, normalmente, de un 25% a un 30% de la inversión en cada proyecto. Con BPM implantado, todos los procesos de negocio están en el sistema y no se requiere que los consultores realicen esta labor.  Esta labor se substituye por la lectura y revisión de lo que tiene el BPM y proponer las mejoras.

El segundo ahorro proviene al validar la operación mejorada antes de implantar.  De acuerdo con el Standish Group, el 24% de los proyectos de tecnología fueron cancelados antes de terminar o nunca fueron utilizados.  Esto debido a que lo que se esperaba del proyecto no cumplía con las expectativas de los clientes.  Al validar la operación en el BPM antes de implantar nos aseguramos que las expectativas se van a cumplir.

El tercer ahorro proviene durante la capacitación.  Al tener identificadas las actividades que realiza cada persona, se pueden elaborar las guías de entrenamiento por puesto de manera que cada persona es entrenada únicamente en lo que requiere para desempeñarse.  Tanto el tiempo de capacitación como el tiempo para asimilar el cambio se reduce.

Estos tres ahorros provienen de hacer mas eficiente  el proceso de mejora.  Y esto es con el propósito de que los proyectos de mejora sean exitosos y rentables.

El cuarto beneficio y el mas importante proviene de ejecutar bien los proyectos de mejora.  Un proyecto administrado con BPM tiene mayores posibilidades de terminar con éxito.  En el mismo reporte de Standish Group dice: "el 44% de los proyectos de tecnología terminaron tarde, fuera de presupuesto o con menos funcionalidad de la esperada ".  Con BPM, se logran proyectos exitosos, esto es, a tiempo, en presupuesto y rentables.

Si desea implantar BPM en su empresa y aprovechar todos los beneficios, recuerde que los cimientos sobre los que se construye es el mapa de procesos.  Realizar un mapeo acelerado de procesos le permitirá dimensionar el tamaño de la implantación y realizar una planeación correcta para asegurar el éxito.

Boletin No. 008: BPM - Business Process Management

En días pasados, platicando con un asesor de dirección general, discutíamos un problema de entrenamiento en una empresa.  Hay puestos de alta rotación que requieren de un entrenamiento continuo a personal nuevo.  La impartición de este entrenamiento no ha sido consistente y conforme pasa el tiempo se degrada. Le dijimos que su solución era implantar BPM en su empresa con un software que le habilite la labor de administración.

Surgieron entonces las preguntas: ¿Qué es BPM? y ¿Cómo me ayuda el software de BPM?.  Para contestar esta pregunta utilizamos una analogía que a continuación exponemos.

Supongamos que una empresa es como una orquesta sinfónica.  Las orquestas sinfónicas pueden contar desde 80 a mas de 100 músicos.  Y se utilizan hasta 34 instrumentos diferentes agrupados en 4 familias: viento madera, viento metal, percusiones y cuerdas.  La colocación de los instrumentos y los músicos en la orquesta depende de la potencia sonora que emiten y de la interpretación de los músicos.  Tienen un director de orquesta que mantiene el tiempo de la pieza, da entrada a los músicos para interpretarla y coloca a los músicos en su lugar.  El director debe mantener el espíritu original de la pieza pero dándole su visión personal.

En una empresa, contamos con departamentos que agrupamos por gerencias, jefaturas o direcciones dependiendo de la especialidad que se requiera.  Los colocamos dentro de la empresa según sea mas conveniente para la operación del negocio.  Y tiene un director o gerente general que debe coordinar el trabajo de todas las personas para que logre la meta del negocio: ganar dinero logrando la misión particular del negocio.

En una orquesta sinfónica cada músico tiene sus partituras que indican como tocar su instrumento. La partitura especifica las notas, los tiempos, intensidades, etc.  Adicionalmente, el director o el músico hacen anotaciones en las partituras para indicar particularidades al interpretar conforme a las indicaciones del director.   Así, el director, asegura que sea interpretada como él lo indica.

Ahora bien, si se le pidiera a una orquesta una interpretación.  El director de la orquesta solicitará las partituras de la pieza a tocar.  Sin las partituras, él no tiene forma de asegurar que la orquesta interprete la pieza como él lo indique.

En una empresa, todo el tiempo estamos pidiéndole a los empleados que realicen sus labores para lograr lo que el director desea, pero: ¿cuáles son las partituras?.  Las partituras son los procesos de negocio documentados que describen todas las actividades, eventos, participantes, recursos e información que requiere la empresa para operar.  Con los procesos de negocio documentados, el director general, puede hacer anotaciones, cambios o mejoras a la operación de su negocio.

Con la cantidad de información que se requiere para describir los procesos de negocio, era casi imposible mantener actualizada la documentación.  Ni pensar en realizar cambios y que estos se ejecuten por todos los empleados de la empresa.  Implantar un software de BPM soluciona este problema. Un software de BPM habilita a la dirección para realizar las mejoras que requiere, implantarlas con seguridad y mantenerse competitivo.

Si desea implantar BPM en su empresa, el primer paso es realizar un mapeo acelerado de procesos. Este proporciona la información base, el esqueleto, sobre la cual el resto será construido.  Así podrá seleccionar el software de BPM que necesita y planear para una implantación exitosa.

Boletin No. 007: Cambios Tecnológicos Rentables

La meta de toda empresa es la de generar utilidades.  La tecnología es una herramienta para  el logro de esta meta, ya sea porque se incrementan las ventas o se reducen los gastos.

Esto hace que una de las preguntas más comunes entre los empresarios es: ¿Cómo le hago para aprovechar la tecnología para mi empresa y ganar más dinero?.

Utilizando un pensamiento estratégico, deberemos seguir algunos principios que nos podrán ayudar a encontrar el rumbo adecuado.  Algunos de estos principios son:

•El hacer un uso racional de la tecnología. 

•La tecnología no siempre es la solución a todos los problemas.

•Lo último de la tecnología no siempre es lo más adecuado.

•Lo que es bueno para otros no necesariamente es bueno para mí.

En general, hay que identificar las áreas a automatizar en la empresa.  Para esto hay que tomar en cuenta factores como: el volumen de trabajo, el impacto en las ventas, el impacto en el costo, la complejidad y la repetitividad de la tarea.  Los siguientes pasos son una guía para identificarlas.

Primero, el mapa de procesos.  Hay que tener los procesos y actividades que nos permita “ver” todas lo que se realiza en la empresa.  Completar este mapa con información como: frecuencia, volumen de trabajo, volumen de transacciones, cantidad de errores posibles, etc., permitirá mejorar la visibilidad del negocio.

Segundo, las áreas de oportunidad.  Estas son los problemas que esta viviendo la empresa actualmente y las mejoras ya identificadas.  Deberás hacer una listar de éstas para determinar las consecuencias de cada una. Estas consecuencias pueden ser medidas como: costo, retrabajo, tiempo perdido, clientes perdidos, frecuencia, etc.

Tercero, asociar las áreas de oportunidad a las actividades.  Identificar para cada área de oportunidad, la actividad o las actividades que están involucradas.  De esta manera podremos cuantificar los costos y beneficios de las actividades.  Los costos directos son aquellos asociados a la ejecución de la actividad y los indirectos a las consecuencias negativas por la mala ejecución de la actividad.  Los beneficios son asociados a las consecuencias positivas por la mejora sino hay costos indirectos.

Cuarto, cuantificar los ahorros por área de oportunidad.  Cuantificamos el ahorro potencial que resultará de aplicar las soluciones en el negocio.  Este ahorro es la suma de los costos directos e indirectos identificados.  Estos números son la guía para determinar la cantidad de dinero que podemos invertir en una solución asegurando los ahorros en el tiempo planeado.

Quinto, definir y clasificar las soluciones.  Listar todas las áreas de oportunidad y ordenarlas por el ahorro que generará cada una.  Utilizar únicamente las que representan el 80% del ahorro potencial y definir cuales no son tecnológicas. Con esto, utilizamos uno de los principios: “La tecnología no siempre es la solución a todos los problemas”.  Las restantes del 80%, son las tecnológicas.

En este momento, ya tenemos la lista de las soluciones tecnológicas cuantificadas y con un presupuesto definido.  Hemos logrado una de las tareas más difíciles: el saber que tenemos que automatizar y cuanto podemos pagar.  Ahora sí, tiene toda la información para salir al mercado a buscar proveedores y soluciones de acuerdo a su presupuesto y necesidades.

Boletin No. 006: ¿Cuando contratar servicios de Informática?

En días pasados, platicando con un empresario, hablábamos sobre el mejor momento para contratar servicios de consultoría en sistemas.  El comentaba que prefería esperar hasta la compra de algún software para contratarle a esa empresa todos los servicios de consultoría. Este boletín trata eso: ¿Cuándo contratar servicios de consultoría de sistemas, de informática?. Para contestar esta pregunta haremos la analogía con construir una casa.

Cuando vamos a construir una casa analizamos y estudiamos muchas cosas antes de decidir a quien vamos a contratar para construirla.  Necesitamos los planos del terreno donde muestre los diferentes niveles. El tipo de terreno, si hay agua, como es la tierra, la zona, etc.  Después contratamos un arquitecto que haga el diseño de la casa de acuerdo a nuestras necesidades.  Esto puede tomar algún tiempo hasta que estamos de acuerdo y satisfechos con la casa que esta diseñada en los planos.  Por último, seleccionamos al constructor, quien tendrá que construir la casa de acuerdo al diseño del arquitecto.   El constructor dará las soluciones técnicas de la casa: electricidad, plomería, etc.

Automatizar los sistemas de información en la empresa es similar a la construcción de la casa.  Primero tenemos que contar con los diagramas de los procesos, actividades y toda la información de la empresa.  Estos diagramas equivalen al plano del terreno.  Conocer cada documento, así como cada tarea y actividad que se realiza en la empresa y entonces, poder hacer el diseño de la nueva forma de trabajar.  Para esto contratamos al equivalente a un arquitecto, al que podríamos llamar un arquitecto de sistemas.  Este consultor debe Identificar que tiene que ser automatizado y que no.  Definir como pueden cambiar los documentos y la forma de trabajar.  Definir lo que queremos para la empresa de acuerdo a los objetivos del negocio.  En algunos casos este consultor también nos puede ayudar en la selección del proveedor del software.

Por último, seleccionamos al constructor, al proveedor del software.  Ya sea que tenga un sistema ya hecho o que vaya a desarrollarlo a la medida para nosotros, este proveedor se hará cargo de hacer realidad el sistema que diseñamos.  Este consultor dará las soluciones tecnológicas que van de acuerdo con el diseño del nuevo sistema, similar al constructor que da las soluciones técnicas de electricidad o plomería.

Los servicios de consultoría de sistemas se contratan desde la preparación, antes de iniciar los proyectos de mejora. Es recomendable conseguir cuando menos un consultor que nos ayude a diseñar la mejora tecnológica antes de contratar al proveedor que realizará la implantación de una herramienta de software.

Para una mejora tecnológica exitosa consiga un consultor de confianza y experiencia que lo ayude a realizar el mapeo de sus procesos, diseñar el nuevo sistema y, por ultimo, seleccione el software y al proveedor de tecnología mas apropiado para usted.

Boletin No. 005: Implante la mejora continua tecnologica en su empresa

Un error muy común cuando se decide realizar proyectos de tecnología es querer hacer todo de una vez.  Se plantean muchos objetivos para el proyecto y algunos de estos incluso contradictorios.  Entonces, ¿Cómo definir los objetivos de un proyecto de tecnología para que no se obstaculicen entre si?.

Veamos el siguiente escenario.  Una empresa ya realizó el mapeo de sus procesos de negocio, el levantamiento de objetivos del negocio y de los requerimientos.  Ya sabe con claridad la operación que desea tener.  Define entonces, cuales de esos requerimientos serán satisfechos con tecnología y cuales con cambios en sus procesos de negocio.

El siguiente paso será determinar con cuantos proyectos se van a satisfacer esos requerimientos y cuales serán los objetivos de cada uno de los proyectos.  Puede ser muy tentador poner todos los objetivos en un solo proyecto, pero también puede ser la causa de fracaso.

Siguiendo con nuestro escenario, la empresa no tiene ningún sistema computacional y quiere implantar uno por que la operación ya es muy complicada.  Por ejemplo: fallan en los pedidos y por tanto a los clientes, falta producto por que no se sabe cuando comprar y no pagan a tiempo a los proveedores por desconocimiento. Su operación ya creció y manualmente (o en hojas de calculo) ya no puede ser manejada.

Se plantean como objetivo de negocio el implantar un sistema administrativo integral.  Pero también se quiere el uso de código de barras para el manejo del inventario, ventas por internet, pagos a proveedores con transferencias electrónicas automáticas y el sistema de control de producción con equipo de control numérico integrado al sistema administrativo.  Ah, y un sistema de control de acceso integrado al sistema administrativo. Suena bien, pero ¿será factible realizarlo en un solo proyecto?.

A todas las personas nos toma tiempo habituarnos a cosas nuevas, a formas nuevas de operar.  Varios objetivos en un proyecto significa implantar muchos hábitos.  Todos tendrían que adquirir muchos hábitos nuevos y diferentes.  Somos capaces de adquirir pocos hábitos a la vez ya que toma 30 días por habito. Y estabilizar una operación, toma 3 meses.  El tiempo y esfuerzo requerido depende de la cantidad de hábitos a implantar.

Entonces, hay que elegir un solo objetivo principal por proyecto. Un solo problema en que pensar para cada proyecto.  Si pueden agregar mas objetivos, pero estos serán secundarios al objetivo principal y siempre que no pongan en riesgo el objetivo principal.

La mejora continua tecnológica se logra cuando se tienen definidos y secuenciados los objetivos de mejora tecnológica.  Desarrolle un plan con todos los proyectos y objetivos definidos y tendrá su Plan Estratégico de Informática.